Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung der Smartkasse 24 GmbH

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Online- und Offline-Angebote der Smartkasse 24 GmbH, insbesondere für die Nutzung unserer Website sowie für die Bereitstellung, Nutzung, Wartung und Betreuung unserer Kassensysteme und digitalen Dienstleistungen. Sie informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht, zu welchen Zwecken die Verarbeitung erfolgt und welche Rechte Sie als betroffene Person haben.

Hinweis: Angaben zur verantwortlichen Stelle, einschließlich ladungsfähiger Anschrift, Vertretungsberechtigter und Kontaktdaten, finden Sie im Impressum auf unserer Website.

1. Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung umfasst insbesondere folgende Verarbeitungsszenarien:

• Nutzung unserer Website

• Kontaktaufnahme über Onlineformulare, E-Mail, Telefon, WhatsApp oder andere Kommunikationsmittel

• Erwerb, Miete oder Nutzung unserer Kassensysteme

• Wartung, Support, Updates und Schulungsangebote

• Teilnahme an Werbemaßnahmen und Newslettern

• Analyse des Nutzerverhaltens auf unserer Website und in unseren Systemen

2. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im Einklang mit den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere auf Basis folgender Vorschriften:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen)

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung)

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

• Art. 9 Abs. 2 DSGVO, sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind

Beispiele:

• Bei Nutzung eines Kontaktformulars erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

• Bei Versand eines Newsletters mit Ihrer Zustimmung erfolgt die Verarbeitung auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

• Wenn wir gesetzlich zur Aufbewahrung von Belegen verpflichtet sind, erfolgt dies auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO und § 257 HGB.

3. Erhobene Datenkategorien

Im Rahmen der verschiedenen Nutzungsszenarien verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten: Vor- und Nachname, Adresse, Kundennummer, Unternehmensbezeichnung

• Kontaktdaten: Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Messenger-Kontakte (z. B. WhatsApp)

• Vertragsdaten: Buchungen, Nutzungsdauer, Modultypen, Vertragslaufzeiten

• Kommunikationsinhalte: Supporttickets, E-Mailverlauf, Notizen

• Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer, Logfiles

• Zahlungs- und Rechnungsdaten: Umsatzdaten, Belegnummern, Steuerinformationen

• Gerätedaten: Seriennummern, Standortdaten, Lizenzschlüssel, Aktivierungsstatus

4. Speicherfristen und Aufbewahrung über das Vertragsende hinaus

Personenbezogene Daten werden nur solange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Beispiele gesetzlicher Aufbewahrungspflichten:

• Handels- und steuerrechtliche Unterlagen (z. B. Rechnungen, Verträge, Belege): 10 Jahre gemäß § 147 AO, § 257 HGB

• Vertragsunterlagen, E-Mail-Verkehr mit geschäftlichem Inhalt: 6 Jahre gemäß § 257 HGB

Darüber hinaus können Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO über die Vertragslaufzeit hinaus gespeichert werden, z. B. zur Abwehr oder Durchsetzung rechtlicher Ansprüche, für IT-Forensik, Sicherungspflichten oder zur Geltendmachung von Garantieansprüchen.

5. Verarbeitung zu Werbe- und Marketingzwecken

Wir nutzen personenbezogene Daten auch für Marketingzwecke im gesetzlich zulässigen Rahmen oder nach ausdrücklicher Einwilligung:

• Versand von Newslettern

• Einladungen zu Events, Webinaren, Produktpräsentationen

• Analyse des Nutzerverhaltens zur Optimierung von Angeboten

• Retargeting über Drittplattformen (z. B. Meta, Google)

Beispielhafte Datenkategorien für Marketing:

• Name und E-Mail für Newsletterversand

• Verwendete Produkte und Services zur Zielgruppenbildung

• Klickverhalten in E-Mails (Open- und Clickrate)

Einwilligungen sind jederzeit widerrufbar. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit bis dahin erfolgter Verarbeitungen.

6. Datenübermittlung an Dritte und in Drittländer (z. B. USA)

Daten können an externe Dienstleister übermittelt werden, sofern dies für die Vertragserfüllung, Sicherheit, Wartung oder Analyse notwendig ist. Darunter fallen u. a.:

• Hostinganbieter

• Cloud-Dienste

• Newsletter-Tools

• Analyse- und Tracking-Software (z. B. Google Analytics, Meta Pixel)

Ein Teil dieser Anbieter hat seinen Sitz oder verarbeitet Daten außerhalb der EU, insbesondere in den Vereinigten Staaten (USA). Dort besteht kein dem EU-Recht gleichwertiges Datenschutzniveau. Ein Zugriff durch US-Behörden (z. B. Geheimdienste) kann gesetzlich nicht ausgeschlossen werden.

Schutzmaßnahmen gemäß DSGVO:

• Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO

• EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO

• Einsatz von Verschlüsselung, Pseudonymisierung und Zugangskontrollen

• Einholung ausdrücklicher Einwilligung gemäß Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO

7. Ihre Rechte als betroffene Person (Art. 12 ff. DSGVO)

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)

• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) gemäß Art. 17 DSGVO

• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO

• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO

• Widerspruch gegen Datenverarbeitung auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)

• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter den im Impressum angegebenen Kontaktdaten.

8. Sicherheit der Datenverarbeitung

Wir setzen organisatorische und technische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff zu schützen:

• SSL-/TLS-Verschlüsselung bei Datenübertragungen

• Zugriffsmanagement mit Rollen- und Rechtesystemen

• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Patches

• Logging und Monitoring von Zugriffen

• Schulung unserer Mitarbeiter in Datenschutzfragen

9. Nutzung von Schriften, Sansschrift-Dateien und statischen Ressourcen

Unsere Website verwendet lokal eingebundene Google Fonts, sodass keine Verbindung zu Google-Servern aufgebaut wird. Zudem werden bestimmte rechtlich erforderliche Informationen wie Impressum, Kontakt oder rechtliche Hinweise über sogenannte Sansschrift-Dateien eingebunden. Diese enthalten ausschließlich statische Inhalte und keine Skripte oder Trackingmechanismen.