Viele Betriebe wissen, dass ihr Kassensystem rechtssicher sein sollte. Doch was heißt das genau? Die Begriffe GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung) und TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) stehen im Zentrum. In diesem Beitrag erklären wir leicht verständlich, was sie bedeuten, worauf Sie bei Ihrem System achten müssen und wie Sie Prüfungen durch das Finanzamt gelassen entgegensehen

GoBD Kassensystem: Was sind GoBD und TSE einfach erklärt

GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das bedeutet, alle Kassendaten müssen nachvollziehbar, korrekt, lückenlos und unveränderbar gespeichert werden. Jeder Umsatz, jede Stornierung und jede Umbuchung muss eindeutig dokumentiert sein

Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) sorgt dafür, dass diese Anforderungen eingehalten werden. Sie zeichnet jede Buchung mit einem digitalen Sicherheitsmodul auf und verhindert Manipulationen an den Daten. Seit Januar 2020 ist die TSE gesetzlich vorgeschrieben. Ohne sie darf kein elektronisches Kassensystem mehr in Deutschland betrieben werden

Warum GoBD und TSE für Ihr Unternehmen unverzichtbar sind

Das Finanzamt verschärft die Kassennachschau zunehmend, besonders in Bargeld-intensiven Branchen wie Gastronomie, Einzelhandel oder Friseurhandwerk. Wer kein GoBD-konformes Kassensystem mit zertifizierter TSE nutzt, riskiert hohe Strafen und Nachzahlungen

Ein rechtssicheres GoBD Kassensystem bietet nicht nur Schutz vor Bußgeldern, sondern erleichtert auch die tägliche Kassenführung. Automatische Berichte, eine sichere Archivierung der Grundaufzeichnungen und die einfache Nachprüfbarkeit sparen Aufwand und Nerven

Anforderungen an ein GoBD Kassensystem mit TSE

Ihr Kassensystem muss folgende gesetzliche Anforderungen erfüllen:

• Integration einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) als Hardware-TSE, Cloud-TSE oder fest verbautes Gerät

• GoBD-konforme Kassensoftware, die alle Transaktionen einzeln, unveränderbar und mit Zeitstempel dokumentiert

• Belegausgabepflicht Jeder Kunde erhält automatisch einen Kassenbeleg mit allen Pflichtangaben wie Seriennummer, Signaturzähler und Prüfwert

• Automatische Meldung des Kassensystems an das Finanzamt über die vorgeschriebene Schnittstelle

• Langfristige Archivierung aller Kassendaten und Grundaufzeichnungen für mindestens zehn Jahre, exportierbar im DSFinV-K-Format

Diese Regelungen sind Teil der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und des Kassengesetzes und gelten verbindlich für alle elektronischen Registrierkassen und PC Kassen in Deutschland

Belegausgabepflicht Was Sie im Alltag beachten müssen

Die Belegausgabepflicht verpflichtet Unternehmer, bei jedem Verkaufsvorgang einen Kassenbon auszugeben, gedruckt oder digital per QR-Code oder E-Mail. Der Beleg muss Angaben zur technischen Sicherheitseinrichtung, zum Signaturzähler und zum Prüfwert enthalten

Damit wird Manipulationen an der Kasse vorgebeugt und die Nachprüfbarkeit der Kassendaten gewährleistet. Ein GoBD- und KassenSichV-konformes Kassensystem übernimmt diese Aufgabe automatisch und sorgt für maximale Sicherheit und Transparenz

Praxisbeispiele aus verschiedenen Branchen

Gastronomie Bestellungen, Rechnungsteilungen und Trinkgelder werden in Echtzeit von der TSE signiert und GoBD-konform gespeichert

Einzelhandel Auch bei hohem Bargeldaufkommen und vielen Stornos garantiert das Kassensystem eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge

Dienstleister wie Friseure Produkte und Dienstleistungen werden zusammen verkauft, Bar- und Kartenzahlungen korrekt erfasst und archiviert

Checkliste Ist Ihr Kassensystem GoBD- und TSE-konform

• Ist eine zertifizierte TSE integriert oder angebunden

• Werden alle Transaktionen mit Zeitstempel einzeln gespeichert

• Gibt es eine automatische Belegerstellung bei jedem Verkauf

• Ist ein DSFinV-K Export zur Archivierung möglich

• Sind die Kassendaten mindestens zehn Jahre sicher archiviert

• Wurde das Kassensystem beim Finanzamt ordnungsgemäß gemeldet

Erfüllt Ihr System nicht alle Punkte, sollten Sie schnell handeln, um Bußgelder und Nachzahlungen zu vermeiden

Fazit GoBD Kassensysteme sind Pflicht und bieten Sicherheit

Ein GoBD- und TSE-konformes Kassensystem ist gesetzlich vorgeschrieben und schützt vor Manipulationen. Gleichzeitig erhöht es die Effizienz und sorgt für eine transparente Kassenführung mit minimalem Aufwand

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